L’organisation administrative de l’AAEV s’adapte à la singularité de l’association : reconnue d’utilité publique, dispersion de ses nombreux adhérents, membres de tous âges et de toutes origines, ancienneté qui en fait un acteur reconnu des essais en vol et de l’aéronautique. Cette identité impose à l’association de nombreuses tâches qui doivent être organisées et pilotées régulièrement.

Sa gouvernance repose sur 4 entités :

• La présidence,
• Le secrétariat général,
• La trésorerie,
• Le secrétariat administratif.

La « présidence » est assurée par le président et deux vice-présidents. Le président est le représentant légal et le gestionnaire de l’association, chargé de la diriger et de la représenter vis-à-vis des tiers. Il est le « directeur de publication » de toutes les productions documentaires de l’AAEV. Les deux vice-présidents secondent le président et peuvent assurer son intérim.

Le secrétariat général, composé de deux titulaires, constitue l’élément de coordination principal des activités de l’association. Il vient en appui des membres du bureau, du conseil d’administration, des groupes de travail… pour animer les calendriers en s’appuyant sur sa perception globale des tâches, des outils et des contextes. Il assure les synthèses de situation pour la présidence et le conseil d’administration.

La trésorerie, composée de deux titulaires, est responsable de la gestion financière et de la tenue des comptes, garantissant la transparence et le bon fonctionnement de l’association. Elle assure les liens avec le comptable, le vérificateur aux comptes et les organismes bancaires.

Le secrétariat administratif, composé de deux titulaires, est responsable du processus d’adhésion et de la tenue du fichier des adhérents. Il informe les membres de l’association des décès dont il reçoit l’avis. C’est également le secrétariat administratif qui gère la boîte mail commune associée à l’adresse aaev2009@gmail.com.